ระบบ ERP บันทึกบัญชี Openerp Sale Order Purchase Accounting เป็นเรื่องการออกบิลขายให้ลูกค้า เริ่มตั้งแต่การสร้างใบ และการรับชำระเงินจากลูกค้า การออก Quatation PO Inv ทั้งฝั่ง Supplier และ Purchase พร้อมการบันทึกบัญชี การเรียกดูข้อมูลบัญชี


Openerp Sale Order Purchase Accounting การบันทึกบัญชี

วันนี้จะมาพูดถึงเรื่องการขายและการซื้อในโปรแกรม OpenERP เราก็เข้ามาที่เมนู Sale แล้วก็เลือก Customer ในกรณีที่เรายังไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับ Customers ที่เราต้องการทำการซื้อขายด้วย ให้เรากดที่ปุ่ม Crate โปรแกรมก็จะเปิดหน้าจอข้อมมูลเกี่ยวกับลูกค้า ก็ให้เราใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้อกับลูกค้า อันดับแรกให้คลิกที่ปุ่ม Is a company เพื่อให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลในรูปแบบของบริษัท จากนั้นให้เราใส่ข้อมูลบริษัทลูกค้าลงไปกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ในกการ Save ข้อมูล Subcontract โปรแกรมจะมีแถบเครื่องมือข้างล่างให้เราใส่ข้อมูล เช่นเราสั่งซื้อกับ Sale คนไหนเราก็ใส่ข้อมูลลงไปได้เลย นอกจากนี้ยังมีการผูกข้อมูลบัญชีที่เกี่ยวข้องไปว่าจะเป็นชื่อบัญชีลิงค์เข้ากับผังบัญชีลูกหนี้การค้า และก็ลูกค้าใช้บัญชีธนาคารหมายเลขเท่าไหร่เราก็สามารถใส่ลงไปได้เลย เมืื่อเรากรอกข้อมูลที่ต้องการเรียบร้อยแล้วเราก็ไปกดที่ Save โปรแกรมก็จะบันทึกฐานข้อมูลของลูกค้ารายนี้


ต่อมาเราก็มากดที่ปุ่ม Quotations ที่แถบ Sale ได้เลยเพื่อทำรายการ Sale แล้วก็คลิกที่ปุ่ม Crate เพื่อเป็นการสร้างใบ Quotations ฐานข้อมูลก็จะถูกดึงเข้ามาในหน้านี้ แล้วก็ทำการกรอกสินค้าที่เราต้องการซื้อขายลงไปอันนี้โปรแกรมก็คำนวณยอดสินค้าและก็ภาษีที่เกี่ยวข้องมาแล้ว ในที่นี้เกิดภาษีขาย 550 บาท ราคารวมสินค้า 7920 บาท โปรแกรมก็จะนวณรวมยอดทั้งหมดให้ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด Save ก็จะได้ข้อมูลใบ Quotations เมื่อเราคลิกมาดูด้านซ้าย เราจะเห็นว่าใบ Quotations ได้ถูกบันทึกมาหน้านี้แล้ว โปรแกรมนี้สามารถส่งใบ Quotations ให้กับลูกค้าได้ทั้งทางเมล์หรือปริ้นเป็นเอกสาร ในที่นี่เราจะส่งอีเมล์ให้คลิกที่ Sen By E-Mail ถ้าเรามีการกรอกข้อมูล E-Mail ไว้โปรแกรมก็จะขึ้นมาให้เราในที่นี้เรายังไม่ได้ใส่เราก็ทำการใส่เข้าไปจากนั้นก็คลิกที่ปุ่ม Save แล้วก็กด Sent


จากนั้นใบ Quotations ได้ส่งไปให้ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ทาง E-mail เมื่อลูกค้าตอบกลับมา เราก็ไปกดที่ Confirm Sale โปรแกรมก็จะสร้าง Sale Order ขึ้นมาเมื่อเราเตรียมสินค้าเรียบร้อยแล้วและต้องการส่งสินค้านี้ให้กับลูกค้าเราก็สร้าง Invoice ขึ้นมาโดยไปคลิกที่ Crate Invoice ก็จะมี Popup ขึ้นมาโปรแกรมก็จะถามว่าเราจะสร้าง Invoice ตามใบ Quotations นี้ทั้งหมดหรือป่าว ถ้าต้องการทำทั้งหมดก็ให้คลิกที่ Crate Invoice โปรแกรมสามารถแสดง Invoice ให้เราดูได้โดยไปคลิกที่ Veice Invoice จากนั้นคลิกที่ Validate โปรแกรมจสร้าง Invoice ขึ้นมาจะเห็นได้ว่าโปรแกรมโรแกรมได้สร้าง Invoice ขึ้นมาให้เราแล้ว ชื่อว่า Invoice SAJ/2014/0012 ก็จะเป็น Invoice ใบที่ 12 ของปีนี้ ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการสร้าง Quotations


การสร้าง Invoice รวมถึงการส่ง Invoice ให้กับลูกค้า ข้อมูลที่เราบันทึกตรงนี้ก็จะถูกส่งมาให้ฝ่ายบัญชี ให้เราไปคลิกที่ Accounting จะเห็นได้ว่าข้อมูลนี้จะมาอยู่ภายใต้ Customers Invoice เลขที่ Invoice SAJ/2014/0012 ในนี้เราคลิกเข้าไปดูได้ ว่า Invoice ที่เราสร้างมีการโอนข้อมูลมาแล้ว เมื่อถึงดิวที่ลูกค้าจ่ายเงินเราก็มาทำจ่ายเงินในห้านี้ได้ด้วยเราก็เลือก Invoice ที่ลูกค้าจ่ายเงินเราก็คลิกเข้ามาดู เสร็จแล้วเรามาคลิกที่ Register Payment โปรแกรมก็จะมี Poup ขึ้นมาให้เราบอกเราว่าลูกค้าชื่อนี้จ่ายเงินมาให้เราตามจำนวน Invoice ใบนี้จำนวน 847.40 บาทตาม Invoice หรือว่า ลูกค้าจะชำระบางส่วนก็สามารถใส่ข้อมูลได้ นอกจากนี้ยังเลือกวิธีชำระเงินได้ว่าจะเป็นเงินสดหรือ จ่ายด้วยเช็คธนาคาร ในที่นี้เราเลือกเป็นจ่ายเช็คธนาคาร ก็คลิกเข้าไปแล้วกดที่ Pay โปรแกรมก็จะทำการบันทึกข้อมูลจะเห็นได้ว่าสัญญาลักษณ์ตรงนี้เปลี่ยนเป็นที่ Paid แล้วก็คือ Invoice ใบนี้ได้ถูกชำระเงินเข้ามาแล้ว มาดูที่แถบด้านล่างในแถบ Invoice line ก็จะแสดงรายละเอียด Invoice ใบนี้ว่ามีการส่งของอะไรจำนวนเท่าไหร่


นอกจากนี้ยังมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายงานภาษีขาย จะเห็นได้ว่าโปรแกรมจะบันทำภาษีขายให้เราแล้ว ดูที่หัวข้อ Accounting ก็จะแสดงให้เรารู้ว่าลูกหนี้การค้าอะไรบ้าง แล้วก็เดบิทบัญชีแบงค์ ให้เราก็หมายความว่าเรารับเงินจากลูกค้ารายนี้เข้าบัญชีธนาคารเราเรียบร้อยแล้ว เมื่่อดูรายละเอียดแล้วถูกต้องก็ให้คลิกที่ปุ่ม Post เพื่อให้โปรแแกรมทำการ Post ข้อมูลที่เราตรวจสอบแล้วถูกต้อง บันทึกลงไปในฐานข้อมูลบัญชี เมื่อเราคลิก Post แล้วสถานะก็จะมาอยู่ที่ Posted หมายความว่าได้โพสรายละเอียดนี้เข้าสู่ระบบบัญชีเรียบร้อยแล้ว